Apoyo a eventos

Los recursos económicos con los que cuenta la AME, fruto de las aportaciones individuales e institucionales que realizan sus miembros, deben servir entre otros propósitos, para apoyar actividades que apoyen el objetivo de la Asociación de contribuir al desarrollo teórico y metodológico de la estadística en México y procurar su distribución y correcta aplicación tanto en las instituciones académicas y de investigación como en los sectores público y privado.

En ese sentido, el apoyo a diversos eventos científicos queda perfectamente contemplado. Sin embargo, se deben establecer reglas claras que aseguren que el patrimonio de la AME no sufra mermas, que en un extremo, puedan comprometer incluso la viabilidad de dicha asociación.

Como regla general, el financiamiento de actividades científicas tales como congresos, seminarios, talleres y otros similares, a partir de los recursos de la AME, deben considerarse como un fondo revolvente al que se deben reintegrar las aportaciones que se brinden como apoyo a los eventos una vez que estos concluyan. En estos términos, los eventos deben ser diseñados desde un inicio para ser auto financiables y la solicitud por escrito deberá expresar ese compromiso explícitamente.

La junta directiva de la AME deberá recibir un informe financiero detallado con ingresos y egresos, incluyendo conceptos y avalado por los miembros del Comité Organizador al finalizar el evento.

Con la intención de dar una mayor claridad a las condiciones bajo las cuales la AME brindará apoyo a eventos a continuación se puntualizan algunos aspectos a considerar:

• El evento que se organice deberá tener como finalidad la difusión de la estadística a nivel nacional o internacional.
• El apoyo deberá ser solicitado por un miembro de la AME y que represente a instituciones o grupos que persigan fines no lucrativos y con el mismo interés profesional o académico tales como universidades, centros de investigación, escuelas de educación de nivel medio o medio superior, ya sean públicos o privados.
• Las facturas que la AME pague, serán exclusivamente por erogaciones propias de un evento académico, tales como: compra de boletos de avión para invitados, becas para estudiantes, compra de papelería, pago de publicidad para el evento, reproducción del material de apoyo para el evento o alguna otra cuestión que demande recursos y que impacte directamente en la realización académica del evento. Quedan por lo tanto excluidos de la lista anterior, entre otros, los gastos relacionados con cualquier tipo de actividad social recreativa o de esparcimiento.
• Quien solicite el apoyo deberá presentar a la AME un presupuesto de todos aquellos gastos en los que incurrirán (considerados en el punto anterior) incluyendo la lista de los posibles patrocinadores, se recomienda fuertemente que se incluyan junto con esto 3 cotizaciones diferentes para cada rubro.
• Después del evento, la Institución organizadora se encargará de enviar un estado de cuenta a la AME donde se desglose la manera en que fue ejercido el gasto, acompañado de las facturas correspondientes con el RFC de la AME, es muy importante que se tengan comprobantes fiscales debidamente llenados a nombre y con el RFC de la AME; en otro caso no se podrá hacer el pago correspondiente. Adicionalmente deberá elaborarse un informe con todos los detalles de ingresos y egresos.
• La AME podrá financiar eventos teniendo como límite máximo la cantidad equivalente a las cuotas de inscripción. En vista de que la AME no recibe remuneración por los costos indirectos que se generan, si hubiera algún excedente por cuotas de inscripción, estos recursos pasarán a la tesorería de la AME.
• Toda petición de apoyo financiero a la AME estará sujeta a los fondos disponibles para ello, por lo cual la ayuda podrá ser parcial o total. Este apoyo deberá privilegiar a quienes cuenten con pocos medios para obtener apoyos económicos para la realización del evento y estará a consideración de la junta directiva.
• Los viáticos de los miembros del Comité Organizador no podrán ser cubiertos con los fondos provenientes de cuotas de inscripción ni de la tesorería de la AME.
• Cualquier solicitud de apoyo a eventos deberá ser sometida a aprobación por la junta directiva de la AME.
• En todo caso, la AME no está obligada a proporcionar apoyo financiero a los solicitantes y se reserva el derecho de elección de los eventos a los que les brindará el apoyo.
• La AME designará a un miembro de la junta directiva como supervisor de las erogaciones.

Cabe mencionar que la AME adicionalmente llevará un registro histórico de los apoyos que se brinden a diferentes eventos con la información de quienes fueron los organizadores con la finalidad de que estos datos puedan servir como elementos en la decisión de apoyar un nuevo evento en el futuro a partir de la experiencia previa. Además de publicar un resumen de los resultados de cada evento apoyado, tanto en el aspecto científico como en términos del saldo económico para la AME, en el boletín Datos en el número inmediato posterior a la conclusión del evento respectivo.

Cualquier situación no considerada en este documento deberá ser sometida a la consideración de la Junta Directiva de la AME.